Réaliser son plan d’urgence pour qu’il soit réellement « opérationnel » le jour J !
Inondation, incendie, tempête, cyberattaque, accident de transport de matières dangereuses ou encore accident industriel…A la lumière de ces exemples, les organisations sont amenées à élaborer leur plan d’urgence. Pour les communes il s’agira d’élaborer leur Plan Communal de Sauvegarde (PCS) afin de faire face à différents risques majeurs tant naturels que technologiques.
Que vous soyez maire d’une commune ou dirigeant d’une entreprise, il vous est donc nécessaire d’élaborer une réponse opérationnelle pour faire face à ces événements au sein de votre organisation.
Par exemple, la mise en place d’un PCS, maillon local de l’organisation de la sécurité civile, permet aux communes de se préparer préalablement en se formant, en se dotant de modes d’organisation et d’outils techniques pour pouvoir faire face à toutes les situations de crise.
Même si le plan d’urgence n’est pas rendu obligatoire pour toutes les organisations, son élaboration est fortement conseillée. S’il n’est pas réalisé seulement dans la volonté de cocher la case réglementation, sa mise en place s’avère précieuse pour faire face à tous types de situations d’urgence.
De plus, même si vous réalisez le plus beau plan d’urgence, si ce dernier est élaboré dans un coin puis relégué au fond d’un tiroir, il ne démontrera jamais son aspect opérationnel le jour J !
Alors pour vous aider à élaborer votre plan d’urgence de façon réellement opérationnelle, il vous est indiqué ci-dessous 5 conseils :
5 conseils pour réaliser son plan d'urgence
1. Elaborez un schéma d’alerte interne robuste
C’est la condition sine qua non pour une bonne gestion de la situation d’urgence. Vous avez certainement bien réfléchi à la meilleure organisation d’urgence mais si personne n’est alerté en interne ou si on ne parvient pas à contacter les bonnes personnes, cette belle organisation ne servira à rien.
Dans un 1er temps, il faut se poser la question de comment votre organisation peut être alertée d’une situation d’urgence. Quelles sont les personnes ou entités qui doivent être contactées, par quels moyens et ce à tout moment de la journée et de l’année.
Dans un 2ème temps, il faut savoir comment mobiliser votre personnel en interne afin de vous structurer pour faire face à la situation. Un moyen pratique et visuel pour réaliser cette tâche est la réalisation d’un logigramme. Pensez à prévoir plusieurs logigrammes en fonction des situations possibles : heures ouvrées ou non-ouvrées, avec astreintes, etc. Le principe de l’alerte interne via l’appel en cascade des acteurs concernés est une méthode à privilégier.
2. Sortez de votre bureau, allez au contact des futurs acteurs du plan
Trop souvent, les plans d’urgence sont élaborés en vase clos. Cela s’avère contre-productif car il y a de forte chance que face à la réalité du terrain votre plan soit au final inopérationnel. Afin d’éviter cet écueil, il est primordial de prendre contact avec les différents acteurs qui seront concernés en cas de déclenchement du plan pour leur exposer votre objectif, vos idées et vos questionnements. D’une part vous les impliquerez dans la démarche d’élaboration, ils commenceront déjà à appréhender leur rôles et missions et d’autre part ils vous aideront à trouver les solutions les plus adaptées à la réalité du terrain.
3. Ne négligez pas les outils pratiques
Alors oui, le document du plan d’urgence en lui-même est très important et il faut bien respecter les différentes étapes structurantes de ce document surtout quand elles s’avèrent réglementaires. Mais les outils pratiques ne sont vraiment pas à négliger. Ce sont eux qui vont vous épauler, vous aider à prendre des décisions durant la situation d’urgence, sur le terrain, dans le feu de l’action. Ils vont aussi vous permettre à retranscrire la situation de façon visuelle et donc une meilleure compréhension pour tous les acteurs. On retrouve différents outils pratiques :
- Outils d’aide à la décision (fiches réflexes, fiche d’alerte ou communiqué de presse à trous, etc.)
- Tableaux de bord à afficher en cellule de crise, chasubles, etc.
- Outils de communication (téléphone fixe ou mobile, radios)
- Annuaires de crise
- cartographies et plans opérationnels
4. Sensibilisez, formez et exercez vos collaborateurs
Par la sensibilisation, il est question de faire prendre conscience de l’objectif final que représente le plan d’urgence. Il est important que tout le monde puisse se projeter grâce à un discours clair et simple.
Ensuite il faut former les acteurs. Dans votre plan vous allez désigner des personnes qui devront tenir des rôles et des missions au sein de l’organisation d’urgence. Il va donc falloir former ces personnes afin qu’elles maitrisent ce que l’on attend d’elles en cas de déclenchement du plan.
Enfin, il est primordial d’exercer tous les acteurs. La réalisation d’un exercice se trouve être la meilleure méthode pour éprouver l’opérationnalité de votre plan d’urgence. Il permet d’entraîner les acteurs aux comportements et connaissances attendus et comporte l’avantage de contribuer à la mise à jour régulière de votre plan. Et puis, sans exercice, comment savoir si ce que vous avez produit sur le papier s’avère opérationnel sur le terrain ?
C’est quelque chose à laquelle on ne pense pas forcément quand on élabore le plan d’urgence. On se consacre à rendre la meilleure copie possible mais on ne se projette pas concrètement dans la situation d’urgence qui nécessite une réelle collaboration avec les pompiers. Vous avez tout intérêt à venir vous positionner en « facilitateur » auprès des secours afin que leur intervention se déroule dans les meilleures conditions. N’oubliez pas qu’ils ne connaissent que très peu vos activités et enjeux et que très rarement la configuration de vos locaux ou votre territoire communal.
Pour vous organiser, il vous est transmis ci-dessous une liste non-exhaustive des attentes des pompiers dès qu’ils se présenteront à vous :
- Il y a-t-il des personnes en difficultés, des victimes, des personnes ne répondant pas présentes ?
- Où se trouve exactement le sinistre, quel est accès le plus proche ?
- Avez-vous un plan à nous transmettre, quelle est l’origine exacte du sinistre, quels produits sont mis en cause (FDS) ?
- Avez-vous un jeu de clés à nous transmettre afin que nous puissions reconnaître la totalités des lieux ?
- Avez-vous mis à l’arrêt les énergies (eau, gaz, électricité), où se trouve les éléments de coupure de ces énergies ?
- Existe-il des enjeux ou installations à risques ?
- Avez-vous un outils de production ou du stockage que vous souhaitez absolument prot￩ger ?
- Comment fait-on pour changer avec le responsable ? Avez-vous un num￩ro ￠ nous donner, avez-vous des radios ￠ nous mettre ￠ disposition ?
5. Connaissez les attentes des pompiers et sachez communiquer avec eux
En conclusion
En conclusion, l’aspect structurel d’un plan d’urgence est important pour assurer sa cohérence. Cependant, sans prise en considération des conseils évoqués dans cet article, il ne répondra jamais à son réel objectif qui est d’assurer le retour à un fonctionnement nominal avec le moins de dégâts possible. En revanche, son opérationnalité permettra d’éviter la fameuse phrase bien trop souvent entendue après un accident majeur : « Si j’avais su »…
