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Assurer le suivi opérationnel de son plan d'urgence, possible ou impossible ?

Le Suivi Opérationnel

Nombreuses sont les organisations qui ont un jour eu la nécessité d’élaborer un plan d’urgence pour faire face à un risque bien spécifique (catastrophes naturelles ou technologiques, incendie, accident industriel, continuité d’activités, etc.).

Mais soyons honnête, tous ceux qui ont œuvré à élaborer un plan d’urgence se sont bien rendu compte des difficultés à le maintenir à jour et donc à assurer son opérationnalité dans le temps.

Et de fait, dans “suivi opérationnel”, il y a le suivi et l’opérationnel.

Le suivi

Le suivi consiste à définir une fréquence de mise à jour des données contenues dans le plan d’urgence. Ces données peuvent être des procédures à modifier au regard de l’évolution de l’activité de l’organisation. Elles peuvent également être liées aux informations inscrites dans les différents annuaires de crise.

Ce travail s’effectue la plupart du temps par du personnel spécialisé d’un service support (HSE, sécurité, gestion et prévention des risques) au sein des organisations qui ont notamment les moyens de se doter d’un tel service.

Toutefois, même si ce suivi et cette mise à jour apparaissent comme une priorité, la charge de travail courante qui incombe la plupart du temps au personnel désigné engendre un retard dans la prise en compte de cette tâche.

D’autre part, toutes les organisations ayant l’obligation réglementaire de réaliser un plan d’urgence n’ont pas forcément les ressources internes pour assurer ce suivi d’autant plus dans une fréquence convenable. Parfois même, les compétences internes pour élaborer le plan d’urgence en bonne et due forme sont absentes de l’organisation…

Cette situation relègue donc la thématique « suivi du plan d’urgence » à un niveau de préoccupation bien insuffisant au regard de l’intérêt qu’elle représente.

Or, le jour ou l’accident surviendra, le jour ou la crise surgira, l’importance de ce suivi s’avèrera crucial pour la bonne gestion de l’évènement. Dans un moment de stress déjà exacerbé par la situation, être dans l’incapacité de trouver un contact téléphonique important peut entraîner une situation difficile pouvant impacter le pilotage de la crise.  

On constate donc que nombre d’organisations, non pas par manque de volonté mais bien par manque de moyens, ne sont pas en mesure d’assurer un suivi correct de leur plan d’urgence.

L'opérationnel

A présent, l’opérationnalité du plan d’urgence.

Il est clair que si le suivi abordé en amont n’est pas effectué convenablement, le plan ne sera pas opérationnel le jour J. De plus, pour évoquer l’opérationnalité d’un plan, encore faut-il qu’il ait été conçu comme tel.

En effet, nous évoquons l’aspect opérationnel du plan d’urgence, mais que veut dire exactement « opérationnel » ?

L’opérationnalité d’un plan d’urgence se définit par la capacité des différents acteurs à s’approprier clairement et simplement les informations de son contenu et à sa faculté d’apporter une aide décisionnelle, une facilité d’utilisation ainsi qu’un aspect pratique dans le but de mener au mieux les actions nécessaires pour gérer un évènement ou une crise.

N’oublions pas que plus le document du plan d’urgence est volumineux plus la mise à jour de ce dernier est importante. Un plan d’urgence de plus de 100 pages même pour une industrie ou une commune importante est bien trop volumineux.

L’opérationnalité du plan d’urgence dépend également de l’utilisation de supports très visuels tels que les schémas d’alerte, les cartographies, les fiches réflexes et cela à condition que ces éléments soient exploitables.

A titre d’exemple, la cartographie d’une commune ou d’un site industriel sur une page A4 en début d’un dossier relié en spirale ne s’avèrera pas des plus opérationnelle pour un travail auprès d’une équipe de gestion de crise. 

En revanche, un classeur A3 avec cette même cartographie disponible au format A2 car pliée, détachable et plastifiée afin de pouvoir inscrire des informations au marqueur dessus présentera des avantages bien plus opérationnels auprès des membres de la cellule de crise.

Le plan d’urgence dans sa version papier est un format sur lequel nous pouvons toujours nous raccrocher lors de la gestion d’un évènement. Cependant, il existe des solutions numériques permettant de faciliter l’opérationnalité et l’utilisation d’un plan d’urgence mettant à disposition un grand nombre d’informations techniques qui viennent améliorer la prise de décision, le pilotage de la crise et la transmission d’informations. 

Ces solutions numériques présentent une plus-value indéniable lors de la gestion d’une crise.

Ces deux formats sont donc complémentaires et le format papier doit toujours subsister en cas d’indisponibilité du format numérique. Cela implique donc que les acteurs de la gestion de crise maintiennent à jour leur savoir-faire en utilisant les deux formats.

Assurer le suivi opérationnel d’un plan d’urgence comprend également une phase de tests ou d’exercices. Dès lors que le plan s’avère abouti, qu’il est mis à jour et réalisé sous une forme opérationnelle, il n’y a rien de plus probant que d’éprouver son efficacité via une mise en situation se rapprochant le plus près de la réalité. 

A vrai dire, tous plans d’urgence ne peut être considéré dans sa V1 s’il n’a pas été éprouvé. Et oui, comment savoir si ce qui a été élaboré à l’écrit s’avèrera juste et approprié une fois mis à l’épreuve de la pratique.

En conclusion

il est à respecter certains principes de suivi si l’on souhaite maintenir à jour un plan d’urgence. Cependant, la prise en compte du facteur humain par le biais des exercices de crise fréquents garantira au maximum son aspect opérationnel grâce notamment aux mises en jour qui en découleront.